Как автоматизировать магазин с минимальными затратами

Лучшая стратегия для начинающего предпринимателя – делать бизнес с минимальными затратами и смотреть, насколько удачны эти попытки. Но при открытии магазина следует автоматизировать основные бизнес-процессы сразу. Актуальные остатки товара и запасы, контроль расходов, клиентская база и высокая скорость выставления счетов – этот набор знаний нужен, чтобы торговая точка не прогорела. А накопленные данные позволят анализировать ликвидность товаров, определять сезонность спроса и сумму среднего чека, принимать решения о ценообразовании и т. д.

Магазину, который только открылся, нужны онлайн-касса вместе с программным обеспечением для печати чеков, складской учет, бухгалтерский учет.

Минимальный набор для автоматизации учета и продаж состоит из следующих компонентов:

онлайн-касса, фискальный накопитель (плюс подключение к оператору фискальных данных);

сканер штрихкодов;

усиленная электронная цифровая подпись (ЭЦП);

компьютер или планшет;

кассовая программа, система учета и программа для маркировки.

Вот несколько советов, как автоматизировать торговую точку с минимальными вложениями.

Экономьте на всем, на чем можно. Если вы только начали свое дело, можно купить подержанное оборудование. Оно позволит за 2–3 месяца понять, удобно ли оно или стоит выбрать другое. Онлайн-магазину можно сэкономить на ремонте помещения. Однако, если точка открывается в популярном торговом центре, экономить на дизайне, вывеске и освещении нельзя. Магазину дорогой брендовой одежды нельзя экономить даже на компьютере на столе у продавца – это часть имиджа. При этом бухгалтер может работать внештатно.

Не усложняйте регистрацию. Не стоит регистрировать ООО, если оно не необходимо бизнесу. Открыть его легко, а закрыть сложно (нужен минимум месяц и десяток различных действий; для сравнения: на закрытие ИП нужно две недели, до пяти действий). Сначала можно арендовать оборудование и понять, получится ли бизнес по-настоящему или нет. Самая удобная форма для нового магазина – ИП. Выгодно также вести торговлю, будучи самозанятым. Самозанятому не нужна онлайн-касса. Но при таком режиме нельзя нанимать сотрудников, а продавать можно только то, что сделал сам.

Попытайтесь обойтись без сайта. Запуская магазин в 2021 г., уже не обязательно вкладываться в разработку собственного сайта: можно продавать товары через маркетплейсы. Социальная сеть «В контакте» дала возможность продавать собственные товары. При работе через маркетплейсы важен широкий ассортимент и запас товаров.

Не экономьте на сканере и принтере, если придется работать с товаром, подлежащим обязательной маркировке. Если товар подлежит маркировке, обязательно нужны сканер и усиленная ЭЦП. Маркируют товары из натурального меха, алкоголь, обувь, покрышки, лекарства и табак, а с 1 июня 2021 г. и отдельные молочные продукты. Желательно, чтобы сервис для работы с маркированными товарами был совместим с системами контроля маркируемых товаров (у каждой категории она своя – например, ЕГАИС для алкоголя, «Меркурий» для товаров животного происхождения).

Для работы с маркированными товарами нужен 2D-сканер за 3000–4000 руб. Если товар не подлежит обязательной маркировке, выбор сканера будет зависеть от объема продаж. Например, магазин модной одежды делает 10 продаж в день, артикулы одежды хорошо отличимы друг от друга, дорогой сканер не нужен. Напротив, точке с большой проходимостью нужен стационарный (или стационарный в комплекте с ручным) сканер, чтобы отслеживать все перемещения товара. Он обойдется примерно в 20 000 руб. Стоит обратить внимание на беспроводные приборы, которые могут сканировать на большом расстоянии – это позволяет проводить инвентаризацию быстрее.

На ценниках есть мелкие элементы (как и при маркировке), поэтому не стоит покупать самый дешевый принтер. Некоторые предприниматели покупают обычный принтер для листов А4 и потом вырезают ценники вручную.

Используйте электронный документооборот. ЭЦП, возможно, и не нужна вам, но она позволяет сдавать отчетность дистанционно и без очередей. Поэтому сделать ее все же стоит. Многие операторы облачных сервисов электронного документооборота предоставляют услугу приемки входящих накладных бесплатно, это очень полезно.

На старте стоит пользоваться системой быстрых платежей (СБП) для приема оплаты от покупателей по QR-кодам. Тогда не понадобятся специальные приборы, а комиссия за переводы будет в 4 раза ниже, чем при банковском эквайринге. Прием платежей по QR-коду обойдется магазину почти в 5 раз дешевле, чем с банковских карт. Если на точке небольшое количество продаж при высоком среднем чеке, будет еще выгоднее.

Обязательные условия: банк, в котором открыт счет предпринимателя, должен быть подключен к СБП, а программное обеспечение магазина – поддерживать динамические QR-коды для оплаты.