Как доказать, что работник получил и подписал электронный документ

Цифровизация трудовых отношений в нашей стране до недавнего времени развивалась трудно – лишь пандемия разбудила законотворческие процессы. И новый закон об удаленной работе приняли, и электронные трудовые книжки ввели, и электронный обмен документов разрешили. Но улучшило ли это отношения компании и работников?

Главный вопрос к любому цифровому документу – как доказать, что конкретный человек получил и подписал его? Для трудовых отношений он чрезвычайно важен. От ответа на него зависит все кадровое делопроизводство: от оформления в штат до увольнения. Но закон о дистанционной работе не только внес ясность, но и дал новые поводы для раздумья. Сразу две статьи ТК – 312.3 и 312.9 – содержат размытые формулировки. Они гласят, что обмениваться документами можно любыми способами, которые достоверно идентифицируют личность сотрудника. Но много ли реальных вариантов?

В первую очередь, это собственноручная подпись сотрудника на бумаге. Для многих компаний это самый действенный и легкий инструмент. Издал документ, ознакомил сотрудников, собрал подписи – и все. Но сбор подписей – самая большая головная боль служб персонала. Практика показывает, что более 40% кадровых документов не имеют подписей работников. Забыл, отсутствовал, был в отпуске или на больничном – в итоге документ остается нелегитимным и становится проблемой при проверке инспекции труда и конфликте с сотрудником.

Способов подтверждения личности и идентификации больше, если речь идет об электронных документах. Во многих организациях, особенно в финансовой сфере, уже давно и эффективно применяется такая идентификация. Разница лишь в платформах и способах подписания.

Наиболее популярный инструмент – e-mail. Корпоративная электронная почта вполне успешно может быть официальным каналом обмена информацией. Главное – официально закрепить ее для этой цели, т. е. сделать легитимной. Более того, в судебных спорах есть случаи, когда у нотариуса заверяется скрин экрана с сообщением по почте и это принимается как доказательство. Менее распространено использование других программ, например 1С, Adobe и т. д.

Если требуется не только ознакомить сотрудника с документом, а получить от него подпись, самый эффективный и удобный способ – электронная подпись. С ее помощью, например, можно отправлять документы по e-mail, подтверждая свое ознакомление, согласование или подписание. Другое дело, что подписи бывают разные (простая ЭЦП, усиленная квалифицированная и неквалифицированная ЭЦП) и у них разные возможности. Например, трудовой договор с сотрудниками на удаленке можно подписывать только усиленной подписью, а для текущих документов хватит простой. И разная цена внедрения. Поэтому, прежде чем переходить на ЭЦП, нужно оценить затраты и выгоды от использования квалифицированной подписи.

Но это не все. В ТК упоминаются «иные формы», которые зафиксируют получение документа, т. е., по сути, подтвердят личность. В прочих жизненных ситуациях этих иных форм немало: ввод логина и пароля, кода, полученного по sms, биометрия (распознавание лица или отпечатков пальцев). Но для трудовых отношений чаще рекомендуются другие варианты, например отправка скана документа с графической подписью или даже просто любого документа MS Word. Однако пока в законах об этих «иных формах» ничего не говорится, и, значит, только будущая судебная практика покажет, насколько убедительны они будут для суда.

ТК дает работодателям другую, еще более важную возможность. Любую форму взаимодействия, а значит, и способ передачи информации и получения подтверждения от сотрудника можно определить во внутренних документах. Другими словами, какой способ вы определите, тот и будет действовать в вашей компании. Важно лишь правильно его внедрить – чтобы легализовать обмен документами в компании и застраховать себя на случай визитов инспекторов по труду или конфликтов с сотрудниками.