Как цифровые рабочие места помогают в управлении персоналом

Один из главных мировых трендов в области управления персоналом в средних и крупных компаниях – концепция цифрового рабочего места (Digital Workplace). Ядро концепции – защищенный корпоративный мессенджер, который позволяет создавать единое пространство для общения сотрудников. Зачем он нужен? Сегодня центры обработки данных многих публичных мессенджеров находятся за рубежом. Это небезопасно. А через корпоративный мессенджер можно, не опасаясь утечки данных, пересылать даже важные документы.

К тому же сотрудники тратят очень много времени на переключение между разными мессенджерами. А те, кто работает без стационарных компьютеров, могут быть вообще отрезаны от корпоративных сервисов. Цифровое рабочее место поможет решить все эти проблемы.

Вот пять примеров, как концепция цифрового рабочего места помогает решать ежедневные задачи компаний.

1. Автоматизация с помощью HR-ботов части процессов по найму и оценке сотрудников. В работе службы персонала много рутины, которую можно автоматизировать. Многие компании уже используют ботов для первого контакта с потенциальным кандидатом. Бот может оценить первичный интерес соискателя, получить дополнительную информацию о навыках, пригласить на очное интервью или предложить ему более подходящую вакансию. Принятому на работу сотруднику такой виртуальный ассистент может помочь с адаптацией: познакомить с офисом, помочь оформить пропуск, завести внутреннюю почту, предоставить пароли, подключить к рабочему месту оргтехнику, рассказать подробнее о компании, расписании корпоративного транспорта, помочь заполнить необходимые чек-листы.

Тестирование, проверка знаний, выбор обучающих курсов, контроль качества работы сервисных служб, вообще регулярная оценка персонала, HR Help Desk – все это роботы уже способны взять на себя. Нагрузка на менеджеров по персоналу и линейных руководителей при использовании таких технологий снижается на 30–70%.

2. Голосовое заполнение строгой отчетности для разных отраслей или компаний. В каждой отрасли есть свои специфические термины, профессиональная лексика, сокращения, сленг, аббревиатуры. Поэтому сегодня создаются технологии распознавания речи под конкретную отрасль или даже компанию – универсальные разработки здесь не подходят, так как такие боты просто не поймут, что конкретно имел в виду нефтяник, врач, специалист по логистике или водитель. Преобразователи голоса в текст специально обучаются на словарях конкретных отраслей. В итоге с помощью них можно автоматически заполнять строго структурированные документы: исследования, отчеты, протоколы. Сотрудники после непродолжительного обучения работе с такими системами могут заполнять документы не вручную, а проговаривая текст в обычную гарнитуру.

3. Корпоративная горячая линия для сотрудников с голосовым помощником. Бизнес, особенно крупный, начинает внедрять омниканальные платформы, чтобы сотрудник мог задавать вопросы удобным именно ему способом: общаясь с ботом в мессенджере, по телефону с голосовым помощником и проч. Робот может вести живой диалог, предоставлять быстрые и точные ответы голосом или текстом, узнавать сотрудника по голосу. В прошлом году уже появились голосовые помощники, у которых плавная естественная речь, почти неотличимая от голоса живого человека, они умеют распознавать спонтанную речь, в том числе в шумах, эмулировать живую беседу (например, реагируют на попытки перебить). Собственно, перед внедрением таких технологий их нужно протестировать – только не в стерильных условиях, а в максимально приближенных к реальным (шумный офис, неразборчивая речь, быстрые диалоги, перебивания).

4. Создание единой среды для общения сотрудников. Для современного офисного сотрудника крупной и средней компании совершенно обычны переписка сразу в нескольких мессенджерах с коллегами и партнерами, видеоконференции в разных системах, хранение документов в разных облаках, бронирование переговорных комнат. Организация даже виртуальной встречи требует усилий: всем раздать ссылки, согласовать время и проч. Еще это очень большая нагрузка не только на сотрудника, но и на IT-службу компании. Технологии цифрового рабочего места позволяют решать все подобные задачи нажатием нескольких кнопок.

5. Организация удаленного внутреннего документооборота. По соображениям безопасности любая IT-служба крупной компании закрывает сотрудникам доступ к облаку, когда речь идет о работе с внутренними документами. Например, из-за этих ограничений водители крупной логистической компании вынуждены на два часа раньше заканчивать свои рейсы, чтобы приехать в офис и написать заявления на отпуск, отгул и проч. Это потери для компании. Защищенный мессенджер для цифрового места дает возможность решать многие формальные процедуры удаленно, так что людям не приходится терять время, а компании – деньги.